Tietosuojaseloste
Tietosuoja yrityksessämme
Yritysholvissa (Somellus Oy, 3282607-7) kerätään henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin.
1. Asiakasrekisteri
Asiakasrekisterin käyttötarkoitus on asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus. Kerättäviä tietoja ovat nimi, edustettu organisaatio, yhteystiedot, laskutustiedot ja tilaushistoria.
Tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkosivustollamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan käyttää organisaation omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille, pois lukien viranomaistahot ja mahdolliset yhteistyökumppanit, kuten IT, taloushallinto, urakoitsijat.
Organisaatio saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjäorganisaation asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.
Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa. Yrityksemme varmistaa, että tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa. Henkilötietoihin on pääsy asiakassuhdetta hoitavalla henkilöllä sekä toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
2. Osakeluettelo
Luettelon pitäminen ja velvollisuus kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutostöistä (remonttirekisteri) perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin.
3. Asukasluettelo
Luettelon ylläpitäminen perustuu taloyhtiön oikeutettuun etuun. Pidämme yllä asukasluetteloa, jotta voimme järjestää asukkaille asumiseen liittyviä palveluita, kuten saunavuorot, autopaikkojen vuokrauksen sekä ovenavaukset tarvittaessa.
Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja:
Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika tai henkilötunnus, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).
Remonttirekisteri: osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.
Kerätyt henkilötiedot saamme asiakkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.
Osakeluettelon ja remonttirekisterin tietoja säilytämme asunto-osakeyhtiölain määrittämän ajan. Asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun asukas tai osakas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Henkilötietoihin on pääsy asiakasyhtiön hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa. Yrityksemme varmistaa, että tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä yrityksen käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa, arvopaperit ja avaimet paloturvallisessa kassakaapissa.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää yritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Tämä seloste on laadittu 1.1.2024
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Yritysholviin.
yritysholvi.fi
Kauppakatu 15
47400 Kausala
P. 050 375 9552
